Sunholidays Oy:n asiakas- ja markkinointitietojen tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste sisältää Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen mukaisen selosteen käsittelytoimista edellyttämät tiedot. Noudatamme yhtiössämme henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetuksen sekä tietosuojalain määräyksiä.

Sunholidays Oy voi  muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version. Kehotamme tutustumaan tietosuojaselosteeseemme säännöllisin väliajoin.

Laatimispäivämäärä: 15.08.2022

1 Rekisterinpitäjä

Sunholidays Oy

Sturenkatu 26 LT 36

00510 Helsinki

asiakaspalvelu@sunholidays.fi

2 Rekisterit

   - Loma-asuntojen majoittujien ja vuokraajien asiakasrekisterit

   - Viikko-osake rekisterit

   - Markkinointirekisterit

   - Esittelyvarausten rekisteri

   - Yritysasiakkaiden lomavaraus- ja arvontarekisterit

   - B-to-B -asiakaskanta

   - Puhelunauhoitteet

   - Markkinointikiellon tehneiden asiakkaiden rekisteri

Vaikka rekistereitä on mainittu näissä käyttöehdoissa  erillisinä kokonaisuuksina, niin silti ne muodostavat kokonaisuuden, jota ei ole aina helppo erottaa. Lomakkeista voi tulla tietoja Sunholidays Oy:n markkinointirekisteriin. Olemme eritelleet ne siksi, että seloste olisi helpompi ymmärtää.

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

​3.1 Asiakasrekisterit

Sunholidays Oy:ssä käsitellään hyvin paljon eri yhteydessä asiakkaiden henkilötietoja. Keskeisimpiä asiakasrekisterimme ovat:

1. Viikko-osake rekisterin perusteella ylläpidettävä rekisteri.

2. Markkinointiasiakasrekisterit.

Edellä mainittujen rekistereiden ohella Sunholidays Oy:llä on myös kohdassa 2 olevat muut rekisterit. Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai lakiin perustuvaan pykälään tai Sunholidays Oy:n oikeutetusti perusteltuun etuun.

​'

Laki säätelee asiakastietojen  käsittelyä ja säilyttämistä.

Sunholidays Oy:n oma intressi liittyy liiketoiminnallisiin tavoitteisiin, kuten laadunvalvontaan, palveluiden kehittämiseen, asiakastyytyväisyyden mittaamiseen, henkilöstön kouluttamiseen ja lisäpalveluiden tarjoamiseen.

 

Lain suoma etu on tehty myös oikeuksien ja omaisuuden suojaamiseen sekä fyysisen ja tietoturvallisuuden ylläpitämiseen. Asiakasrekistereissä henkilötietojen  tarkoituksena on huolehtia siitä että osapuolet toimivat sopimuksen mukaisesti. Esimerkiksi sitä, että asiakas saa majoituksen tai muun hankkimansa tuotteen tai palvelun sopimuksen mukaisesti.

Asiakasrekistereiden käyttötarkoitus on myös palveluihin tai osakkeisiin liittyvä liiketoiminnan kehittäminen, esimerkiksi inventaarion hallinta sekä varausjärjestelmien kehittäminen, asiakassuhteen parantaminen ja hoitaminen sekä Sunholidays Oy:n ja asiakkaan velvollisuuksista ja oikeuksista huolehtiminen.​

Sunholidays Oy käsittelee henkilötietoja myös puheluiden ja zoom neuvottelujen nauhoittamisen yhteydessä. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös muissa vastaavanlaisissa tai liiketoimintaan liittyvissä yhteyksissä.

Myöhemmin mainitut muut rekisterit voivat liittyä Sunholidays Oy:n asiakasrekisteriin ja siinä yhteydessä nämä muodostavat kokonaisuuden, vaikka alla henkilötietojen käsittelyä on tapahtunut eri kanavien kautta.

3.2 Markkinointirekisterit ja niiden käyttö

Markkinoinnin yhteydessä henkilötietojen keräys tapahtuu joko Sunholidays Oy:n etuun tai asiakkaan suostumuksen perusteella saatava lupa, Markkinoinnin osalta Sunholidays Oy:n liiketoiminnallisiin etuihin, kuten asiakkuuden tai palveluiden kehittämiseen, asiakastyytyväisyyden mittaamiseen, henkilöstön kouluttamiseen tai suoramarkkinointiin.

Sähköinen suoramarkkinointi edellyttää aina asiakkaan antamaa suostumusta jotka hankitaan aina kirjallisesti.

Sähköisen suoramarkkinoinnin osalta lupa tarvitaan, vaikka asiakas olisikin Sunholidays Oy:n asiakas muulla perusteella. Suostumus pyydetään kirjallisena ja sen voi halutessaan peruuttaa koska tahansa. Sähköisen suoramarkkinoinnin osalta suostumus pyydetään esimerkiksi sovitun tapaamisen, soiton tai muun kontaktin yhteydessä, tai sen jälkeen kun asiakas on majoittunut kohteessa, hankkii tai on aikeissa hankkia osakkeen, tai muussa tilanteessa, jossa Sunholidays Oy:n ja asiakkaan välillä on kontakti.

Asiakastietojärjestelmien tietoja käytetään myös sähköisten ja painettujen kirjeiden, ja vastaavien tiedotteiden, kuten osakastapahtumien mukana tehtävissä kyselyissä tai arvonnoissa. Asiakastietojärjestelmien henkilötietoja voidaan käyttää myös tämän perusteella puhelimitse tapahtuvaan suoramarkkinointiin.

Pidämme erillisenä suoramarkkinointikiellon tehneistä asiakkaista rekisteriä. Järjestelmämme on synkronoitu siten että kiellot ovat varmasti 99.99% pitäviä.​

Jäljempänä kuvatut muut rekisterit voivat linkittyä Sunholidays Oy:n markkinointirekisteriin

(lähinnä lomakkeet kohdassa kuvatut asiat) ja yhdessä nämä muodostavat kokonaisuuden, vaikka alla henkilötietojen käsittelyä on kuvattu eri tavalla.

3.3 Puheluiden nauhoittaminen

Asiakaspalvelumme (puhelinvaihde, asiakaspalvelu, sekä muut mahdolliset puhelinkontaktit) puhelut voidaan nauhoittaa. Puheluiden nauhoitusten tarkoitus on  Sunholidays Oy:n oikeutettu etu. Puheluiden nauhoituksen tarkoituksena on käyttää puheluita asiakaspalvelun laadun parantamiseen ja sen kehittämiseen, koulutuksiin sekä molempien osapuolten sopimuksen sisällön varmistamiseen. Puheluita ei käytetä muihin tarkoituksiin.

 

3.4 Evästeet

IP-osoite- ja evästetietoja keräämme asiakkaista, kun he vierailevat Sunholidays Oy:n verkkopalvelussa. Evästetiedot ovat anonyymejä. Evästeiden kerääminen perustuu verkkosivuille tultaessa annettavaan suostumukseen tai rekisterin pitäjän oikeutettuun etuun.

Voimme käyttää evästeitä mainonnan kohdentamiseen ja tarkentamiseen.

Sunholidays Oy:n verkkopalvelussa voi olla linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivuille, joilla mahdollisesti kerätään henkilötietoja. Sunholidays Oy ei ole vastuussa kolmansista osapuolista tai heidän suorittamasta henkilötietojen keräämisestä.

Sunholidays Oy pyrkii siihen, että kaikki yhteistyökumppanit, joiden linkit löytyvät Sunholidays Oy:n verkkopalvelusta, ovat luotettavia. Yhteistyökumppanimme voivat käyttää mainonnan kohdentamiseksi evästeitä.

3.5 Verkkolomakkeet

Sunholidays Oy:llä on verkkopalvelussaan useita erilaisia verkkolomakkeita, joiden käyttötarkoitus selviää kyseiseltä lomakkeelta. Verkkolomakkeitamme ovat esimerkiksi:

Osakkeiden myyntilomakkeet, jäsenpalvelulomake, yhteystietolomake tai muita asiakastyytyväisyyttä parantavia kyselyjä tai tutkimuksia, joiden käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen ja samalla asiakkaalla on mahdollisuus antaa suostumuksen markkinointiin. Nämä ovat kuitenkin aina erillisiä lupia.

4 Rekisterin tietosisältö

4.1 Osakkeenomistaja ja osakekaupat

 

Osakkeenomistajien ja VIP Club jäsenyyden osalta pidetään osakasrekisteriä. Asunto-osakeyhtiölain mukaan osakkeen saaja merkitään luetteloon, kun tarpeellinen selvitys omistusoikeudesta on saatu sekä todistus varainsiirtoveron suorittamisesta. Sunholidays Oy:llä osakkeenomistajan tiedot säilytetään ainoastaan niin kauan, kuin hän omistaa osakkeen tai VIP Club jäsenyyden.

Em. mainittuun lakiin perustuvien tietojen ohella osakkeenomistajista voidaan kerätä myös muita oleellisia tietoja, mutta tämä käsittely perustuu Sunholidays Oy:n ja asiakkaan keskeiseen asiakkuuteen. Meillä on oikeus säilyttää tietoja perustuen kauppoihin, jotka on tehty Sunholidays Oy:n ja asiakkaan välillä. Sunholidays Oy säilyttää osakkeiden kauppakirjat sekä osakekauppaan liittyvät muut asiakirjat. Säilytettäviä tietoja ovat henkilön nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, jäsennumero, osakkeen ostamisen päivämäärä, tiedot omistuksesta, mahdolliset holhous- tai edunvalvontatieto, sukupuoli, ammatti, talouden muoto ja perheenjäsenten lukumäärä, tulo- ja varallisuustiedot sekä laskujen maksutiedot, siviilisääty, kauppakirjan tiedot, vuokran ja muut kauppakirjaan liittyvien maksujen tiedot, yhteyshenkilötiedot, sekä asiakkaan lähettämät itse antamat muut tiedot.

Kun osakkeenomistajan kanssa tehdään rahoituskauppa, on asiakkaan syytä tiedostaa, että Sunholidays Oy on vain rahoituksen välikätenä, ja että asiakkaan tiedot toimitetaan rahoitusta tarjoavalle yritykselle. Näiden tietojen osalta rahoitusyritys toimii rekisterinpitäjänä ja tiedot tallennetaan yrityksen omiin järjestelmiin. 

4.2 Vuokrausasiakkaat sekä muut asiakkaat

 

Asiakkaista kerätään ainoastaan lain sallimat tiedot​

Asiakkaista kerättäviä ja säilytettäviä tietoja ovat henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika, matkustajan mukana olevien henkilöitten vastaavat tiedot.

4.3 Markkinointi

 

Asiakkaista kerättäviä ja säilytettäviä tietoja ovat henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

4.4 Esittelyajanvarausrekisteri

 

Sunholidays Oy:n keräämä ja hallussa oleva esittelyyn kutsuttujen ja osallistuneiden asiakkaiden tietoja. Säilytettäviin tietoihin kuuluu nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, esittelyn ajankohta ja asiakas segmentti. Rekisteriin jää tieto myös peruuntuneista esittelyajoista.

4.5 Yritysasiakkaat

Yritysasiakkaihin ei sovelleta kuluttajansuojalakia. Sunholidays Oy ylläpitää erikseen yritysasiakasrekisteriä. Rekisteriin tallennetaan tiedot olemassa olevista sekä potentiaalisista yritysasiakkaista. Rekisteriin tallennetaan perustiedot kyseessä olevasta yhtiöstä sekä kyseisen yhtiön kontaktihenkilön perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 

4.6 Puhelunauhoitteet

Puhelunauhoitteisiin tallentuu automaattisesti puhelinkeskustelun sisältö. Puhelu nauhoitetaan äänitiedostona. Puheluista tallentuu tieto siitä milloin puhelinkeskustelu on käyty, kuka asiakaspalvelija on vastannut, mihin numeroon puhelu on soitettu sekä mistä puhelinnumerosta puhelu on tullut.

4.7 Lomakkeet

Yhtiömme käyttää erilaisia lomakkeita. Käyttötarkoitus lukee lomakkeessa. Meillä on lomakkeet esimerkiksi jälleenmyynti- ja vuokratoimeksianto sekä tarjouspyyntö / jäsenhakemus lomakkeita. Lomakkeen sisältö vaihtelee mutta perustietoja ovat nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä omistetun osakkeen tiedot.

4.8 Evästeet

 

Evästeiden avulla Sunholidays Oy voi kerätä tietoja siitä, miten ja milloin palvelujamme käytetään kotisivuillamme. Kerättävät tiedot voivat olla esimerkiksi miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt palveluun, milloin ja mitä sivustoja käyttäjä on selannut, mitä on klikattu, mitä selainta käytetään, mikä laitteen käyttöjärjestelmä ja sen versio.

 

Hyödynnämme evästeitä  palveluiden kävijämäärien seurannassa ja mainosarvon mittaamiseen. Voimme kerätä tietoa esimerkiksi myös sähköisten lomakkeitten ja sivulla kävijöiden osalta mm. selvittämällä vierailuajat, mitkä sivut ovat vieneet eniten aikaa, ja siten tiedämme parantaa sivumme sen mukaan. 

​​

5 Tietolähteet

5.1 Osakkeenomistajat

Yksi tietolähde on asiakas, joka luovuttaa tietoja Sunholidays Oy:lle. Suurin osa tiedoista kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta, kun tämä on esittelytilaisuudessa tai varaa esittelyajan. Sunholidays Oy:llä on laillisia asiakastietoja joiden perusteella ajanvaraus on tehty.

Asiakas kutsutaan viikko-osake-esittelyyn Sunholidays Oy:n eri asiakasrekistereistä.  Asiakkaat kutsutaan osake-esittelyyn puhelimitse tai sähköpostilla. 

Asiakas voi osallistua esittelyyn myös varattuaan Sunholidays Oy:ltä tutustumismajoitusloman. Tutustumismajoituslomaan sisältyy majoitus sekä esittely loman jälkeen. Kun asiakas varaa loman, otetaan asiakkaalta varauksen yhteydessä tiedot, jotka tallennetaan rekisteriin.

Luotto- ja maksukäyttäytymistietoja voimme kerätä ja päivittä Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä. Osakekauppojen osalta tarkistamme aina henkilön luotto- ja maksukäyttäytymisen, jos tarjoamme asiakkaalle rahoitusta osakekauppoja varten. Mikäli asiakas hankkii osakkeen Sunholidays Oy:n välittämän rahoituspalvelun kautta, voi rahoitusyhtiöllä olla erikseen omat kanavat joiden kautta se kerää ja käsittelee henkilötietoja.

5.2 Majoittuvat asiakkaat

Lomaviikkomajoittujista otetaan tiedot majoitusvarauksen teon yhteydessä. Tiedot voidaan kerätä eri varauskanavien kautta, jotka voivat olla Sunholidays Oy:n omia kanavia, esimerkiksi Sunholidays Oy:n verkkopalvelu, chat, puhelinpalvelu ja sähköpostitiedot.

5.3 Evästeet

Evästetietoja Sunholidays Oy kerää asiakkaistaan, kun he vierailevat verkkopalvelussa. Tietoja hyödynnetään kohdennettuun markkinointiin ja palveluiden tarjoamiseen.

5.4 Verkkolomakkeet sekä muut lomakkeet

Asiakas täyttää lomakkeen normaalisti itse joko verkossa tai paperiselle lomakkeelle. Tiedot voidaan kerätä lomakkeelle myös Sunholidays Oy:n asiakaspalvelijan toimesta.

6 Tietojen päivittäminen

Päivitämme asiakkaiden tietoja asiakkaiden tekemien ilmoitusten mukaan. Näitten osalta tietolähteenä saattaa olla henkilön itsensä tekemien ilmoitusten tai ulkopuolinen toimija. Tavoitteena on, että ulkopuoliset tiedot ovat oikeita. Tietojen päivitykseen käytämme muun muassa väestötietorekisteristä saatavia tietoja. Päivitämme henkilötietoja koskevia palveluja tarjoajilta, viranomaisilta ja yrityksiltä saatavien tietojen perusteella (esimerkiksi Fonecta ja Maistraatti).

​​

7 Tietojen luovutukset ja tietojen siirtäminen

Sunholidays Oy ei julkaise keräämiään henkilötietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta, ellei laki tai oikeudellinen velvoite muuta edellytä. 

Sunholidays Oy ei siirrä tietoja ulkopuolelle muuten kuin sellaisille kumppaneille, jotka tuottavat Sunholidays Oy:n jotakin tiettyä palvelua tai toimintoa. Sunholidays Oy on tehnyt näiden yhteistyökumppaneiden kanssa tietosuojasopimukset. Tietosuojasopimuksilla ollaan sovittu, että henkilötietoja käsitellään tietoturvallisella tavalla ja ainoastaan kirjallisesti.

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ei yksityishenkilölle, yrityksille, eikä organisaatioille. Poikkeuksena tietenkin erikseen sovittavat alaan liittyvät sopimukset.  Sunholidays Oy voi luovuttaa tietoja ETA-alueen ulkopuolella oleville yhteistyökumppaneilleen, mutta tällöin yhteistyökumppanille tehdään EU:n mallisopimuksien mukaiset kaavakkeet.

Markkinointia varten voidaan hankkia rekistereitä lisäpalveluna ulkopuoliselta palveluntarjoajalta. Nämä rekisterit eivät siirry Sunholidays Oy:n omaan asiakasrekisteriin, vaan jäävät palveluntarjoajan rekisterin tiedoiksi. Sunholidays Oy luovuttaa käsittelijälle henkilötietoja tämän liitännäispalvelun toteuttamista varten.

8 Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietojen säilytysajoissa noudatamme hyviä tapoja sekä suomen lakia.

Puhelunauhoitteita säilytetään enintään kuusi kuukautta puhelunajankohdasta lukien.

Muiden lomakkeiden tietoja säilytetään niin kauan kun se on tarpeen käyttötarkoituksen kannalta.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Sunholidays Oy:n rekistereiden käyttöoikeudet on rajattu. Tietosuoja sekä sen valvonta noudattaa EU- säännöksiä. 

10 Henkilön oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot

Kaikilla on oikeus saada tietää Sunholidays Oy:ltä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei ja mitä ne ovat.

Henkilö voi tehdä tietopyynnön myös henkilökohtaisesti tai muulla tavoin kirjallisesti.

Siltä osin kuin Sunholidays Oy toimii rekisterin käsittelijänä, eikä ole rekisterinpitäjä, Sunholidays Oy ei toimita henkilöä koskevia tietoja, vaan pyyntö pitää esittää rekisterinpitäjälle.

Toimitamme vastauksen tietopyyntöön niin pian kuin mahdollista, kuitenkin viimeistään kuukauden sisällä tietopyynnön vastaanottamisesta.

Kohtuuttomat tietopyynnöt me eväämme.

11 Henkilötietojen korjaaminen tai poistaminen

Virheellisten henkilötietojen korjaamista voi pyytää. Korjaamme tiedot mahdollisimman pian.

Ilmoitukset pitää laittaa osoitteeseen asiakaspalvelu@sunholidays.fi.

Jokaisella on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot poistetuksi rekisteristä.

 

Henkilöllä on oikeus vaatia Sunholidays Oy:tä rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä, 

1) Käsittely on lainvastaista ja henkilö vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista

2) Sunholidays Oy ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta henkilö tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi.

Henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan henkilön suostumuksella tai oikeudellisen pakotteen laatimiseksi, tai toisen luonnollisen tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi. Tämä rajoitus ei koske henkilötietojen säilyttämistä.

12 Oikeus vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen syyhyn vedoten

Jokamiehen oikeus on erityiseen syyhyn vedoten vastustaa käsittelytoimia, jotka ovat kohdistettu henkilötietoihin Sunholidays Oy:lle. 

​13 Suoramarkkinointikielto

Jos henkilötietoja käytetään suoramarkkinointiin, voi henkilö koska tahansa kieltää tietojen käyttämistä markkinointitarkoituksia varten. Tällöin henkilötietoja ei saa enää käsitellä tässä käyttötarkoituksessa. Mikäli asiakas haluaa kieltää suoramarkkinoinnin, se pitää ilmoittaa kirjallisesti Sunholidays Oy:lle.

14

Henkilön oikeus siirtää tiedot 

Jokaisella on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka ovat Sunholidays Oy:llä, ja pyytää niitä siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.

​Asiakas voi myös itse toimittaa tarkastusoikeuden luvalla henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle

​15 Oikeus valittaa valvontaviranomaisille

​Kaikille oikeudellisilla henkilöillä on oikeus valittaa toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@com.fi), jos Sunholidays Oy ei hänen mielestään ole noudattanut toiminnassaan tietosuojasääntelyä.

Yhteystiedot

+358414748877